LES FONDAMENTAUX DE L’EFFICACITÉ PROFESSIONNELLE

GÉRER SON TEMPS ET SES PRIORITÉS
Faire le diagnostic de sa gestion du temps

•  Évaluer les risques d’éparpillement liés à son environnement.
•  Comprendre sa façon personnelle d’appréhender le temps.
•  Identifier ses sources d’inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles.

Mettre ses priorités au premier plan

•  Clarifier ses rôles et ses responsabilités.
•  Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels.
•  Relier ses activités à ses missions prioritaires.
•  Distinguer l’urgent de l’important pour éviter les pièges du temps.

Prendre les rênes de son emploi du temps

•  Maîtriser l’art d’une planification efficace.
•  Anticiper les moments critiques de sa fonction.
•  Rester flexible pour intégrer les imprévus.
•  Optimiser son organisation personnelle en tenant compte de ses biorythmes.

Exploiter tout le potentiel des nouvelles technologies

• Paramétrer son agenda électronique en lien avec ses priorités.
•  Utiliser les fonctions avancées d’Outlook pour gérer les flux d’information.
•  Utiliser intelligemment ses outils électroniques pour exploiter leurs avantages sans se laisser envahir.

 TRAVAILLER EN RELATION AVEC LES AUTRES DE FAÇON EFFICACE
Structurer ses entretiens professionnels

• Définir son objectif d’entretien en fonction de ses enjeux et de ses interlocuteurs.
• Allier convivialité et cadrage au démarrage de l’entretien.
• Clarifier les enjeux et objectifs de chacun et les enjeux collectifs
• Rechercher des solutions pour répondre aux objectifs de chacun.
• Formaliser les accords et le plan d’action, prévoir le suivi de l’entretien.

S’adapter avec souplesse à ses interlocuteurs

• Pratiquer une écoute active et observer l’autre avant de réagir.
• Valider sa compréhension grâce à la reformulation.
• Tenir compte des besoins de l’autre pour mieux s’adapter.
• Répondre avec souplesse aux objections.

Optimiser l’efficacité de ses écrits professionnels

• Maîtriser la structure des écrits professionnels efficaces.
• Rédiger des e-mails en tenant compte des contraintes et besoins du lecteur.
• Gagner du temps pour concevoir un rapport sous Word lisible et bien présenté.
• Optimiser la gestion des contenus réutilisables.
• Travailler à plusieurs sur un même document Word

Gérer de façon constructive les situations tendues

• Choisir le mode de communication le plus approprié.
• Décoder les comportements sous stress.
• Développer son assertivité et oser affirmer son point de vue.
• Proposer un fonctionnement de travail efficace.
• Entretenir une relation positive dans le temps.

Être productif en réunion de travail Préparer ses réunions

• Définir avec précision l’objectif de la réunion.
• Choisir les méthodes adaptées aux objectifs des différentes séquences de la réunion.
• Définir l’organisation logistique de la réunion.
• Mobiliser les participants en amont pour que la réunion soit productive.

Préparer les supports pour faciliter le travail pendant la réunion

• Rassembler les données essentielles : faits, indicateurs, etc.
• Exploiter les données des tableaux de bord sous Excel pour faciliter l’analyse.
• Utiliser les fonctionnalités d’Excel pour illustrer par des graphiques les données.

Animer la réunion en respectant le temps prévu

• Cadrer la réunion dès le démarrage : objectif et fonctionnement.
• Faire produire le groupe et faciliter les échanges.
• Cadrer les débats et recentrer sur l’objectif.
• Formaliser un plan d’action opérationnel.